Privacy

UPGRADED Systems, gevestigd te Lange Kruisweg 70D, 2676 BP Maasdijk, KvK 42056807, BTW NL005461247B01, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven op deze pagina. Vragen? Mail naar info@upgradedsystems.nl.

Wij verwerken alleen gegevens die jij actief deelt of die strikt nodig zijn voor het functioneren van de site:

• Contactgegevens (naam, e-mail, bedrijf, telefoon) — wanneer jij contact opneemt, een account aanvraagt of een offerte aanvraagt.
• Account-gegevens — wanneer je een klantportaal-account hebt: inloggegevens en software-instellingen die jij koppelt.
• Correspondentie — de e-mail die jij ons stuurt en die wij jou sturen, inclusief de volledige tekst ervan. Zie de kop "Klantcontact in het klantportaal" hieronder.
• Technische gegevens — cookieloze bezoekersstatistieken (paginabezoek, laadsnelheid), en pas ná jouw toestemming ook productanalyse (klik-events). Daarnaast foutmeldingen, waarbij bij een fout een gemaskeerde opname van die sessie wordt vastgelegd.

• Contact en offertes — om jouw verzoek te beantwoorden (grondslag: uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang).
• Klantportaal — om de software te leveren waarvoor jij een account hebt (grondslag: uitvoering overeenkomst).
• Bezoekersstatistieken — cookieloze meting van paginabezoek en laadsnelheid (Vercel Analytics en Speed Insights), die op elke paginaweergave meeloopt (grondslag: gerechtvaardigd belang). Hierbij worden geen cookies geplaatst en geen profielen van jou opgebouwd.
• Productanalyse — gedetailleerde klik- en gebruiksanalyse (PostHog) om de site te verbeteren (grondslag: toestemming). PostHog wordt pas geladen nadat jij via de cookie-banner toestemming geeft; je kunt die altijd intrekken.
• Foutmeldingen — om bugs te detecteren en op te lossen (grondslag: gerechtvaardigd belang). Gaat er iets mis, dan leggen wij van die sessie een gemaskeerde opname vast, zodat wij de fout kunnen reproduceren. Wat jij in invoervelden typt en de tekst op je scherm worden daarbij gemaskeerd: wij zien wát er misging, niet wat jij invulde.

• Contact-aanvragen: maximaal 24 maanden na laatste contact.
• Account-gegevens: zolang het account actief is. Bij sluiting: 30 dagen daarna geanonimiseerd of verwijderd.
• Correspondentie in het klantportaal: de volledige tekst maximaal 24 maanden, daarna blijft alleen een beknopte registratie staan (zie hieronder).
• Statistieken en foutmeldingen (inclusief gemaskeerde sessie-opnamen): maximaal 13 maanden.
• Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.

Gebruik je (als bezoeker van een klant-site of van onze demo) een configurator waarin je een logo of ontwerp uploadt, dan verwerken wij dat bestand om er een productie-klaar ontwerp van te maken. Voor kwaliteitsbewaking en support bewaren wij per upload een verwerkingsverslag: het aangeleverde bestand, het resultaat, en technische gegevens over de verwerking (zoals herkende tekst en een kwaliteitsscore).

• Bewaartermijn: maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Opslag: beveiligde, niet-publieke cloudopslag (Vercel) binnen onze infrastructuur.
• Toegang: alleen wij en de klant op wiens site je de upload deed — uitsluitend voor kwaliteitscontrole en support.
• Uploads worden niet gebruikt voor marketing of gedeeld met derden.

Wil je dat een upload eerder verwijderd wordt? Mail info@upgradedsystems.nl.

Mail je ons — of mailen wij jou — over een offerte, een storing of een lopend project, dan komt die correspondentie ook in ons klantportaal terecht. Wij lezen onze eigen mailbox automatisch uit en zetten per bedrijf een tijdlijn neer van alle contactmomenten, zodat een vraag niet tussen wal en schip valt en iedereen bij ons dezelfde stand ziet. In diezelfde tijdlijn landen later ook gesprekken die je via de chat in het portaal voert.

• Wat wij bewaren — afzender (naam en e-mailadres), datum, onderwerp, een korte samenvatting en de volledige tekst van het bericht. Van bijlagen bewaren wij alleen de naam, het bestandstype en de grootte; het bestand zelf niet — dat blijft in de mailbox staan en open je daar.
• Waarom — om je vraag te kunnen beantwoorden en later terug te kunnen vinden wat er is afgesproken (grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en daarbuiten ons gerechtvaardigd belang bij klantenservice en een navolgbaar dossier).
• Hoe lang — de volledige tekst maximaal 24 maanden; daarna wordt die automatisch geleegd en blijft een beknopte registratie over: datum, afzender, onderwerp en samenvatting. Het originele bericht staat vanaf dat moment alleen nog in onze mailbox, onder de gewone bewaartermijn voor contact-aanvragen.
• Wie erbij kan — alleen wij, als beheerders. Dit overzicht is op dit moment niet zichtbaar voor klanten in hun eigen portaal.
• Waar het staat — de berichten worden onderweg klaargezet in een privé-repository bij GitHub (zie de verwerkerslijst hieronder) en daarna opgeslagen in onze database bij Supabase.

Wij gebruiken deze correspondentie niet voor marketing, en wij lezen er geen mailboxen van anderen dan onszelf mee uit. Wil je dat wij de tijdlijn van jouw bedrijf verwijderen? Mail info@upgradedsystems.nl — dan halen wij hem in zijn geheel weg.

Wij verkopen jouw gegevens nooit. Wij gebruiken de volgende verwerkers — deze lijst is gelijk aan Bijlage B van onze verwerkersovereenkomst:

• Vercel (hosting en cookieloze bezoekersstatistieken, EU-regio) — privacy
• Supabase (database en inloggen, EU-regio) — privacy
• Resend (verzenden van transactionele e-mail, EU) — privacy
• Sentry (foutmeldingen en storingsdiagnose) — privacy
• PostHog (productanalyse, EU-regio, alleen na jouw toestemming) — privacy
• Anthropic (het AI-model dat aangeleverde logo's leest en omzet, Verenigde Staten) — privacy
• GitHub (privé-repository waarin klantcontact en storingsmeldingen klaarstaan voor het portaal, Verenigde Staten) — privacy
• Mollie (betalingen bij bestellingen via onze configurators, Nederland) — privacy
• Stripe (abonnementsbetalingen voor het klantportaal) — privacy

Doorgifte buiten de EU. Anthropic en GitHub verwerken in de Verenigde Staten. Die doorgifte rust op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit hun verwerkersovereenkomsten. Wij houden wat daarheen gaat zo klein mogelijk: naar Anthropic gaat alleen het bestand dat verwerkt moet worden, en de GitHub-repository is niet publiek en bevat uitsluitend correspondentie die al in onze eigen mailbox stond.

Betaalgegevens verwerken wij niet zelf. Kaartnummers, IBAN en andere betaalgegevens vul je rechtstreeks in bij de betaalprovider (Mollie of Stripe) in hun eigen betaalomgeving. Wij sturen daarheen alleen het bedrag, een omschrijving en — bij een abonnement — het e-mailadres van je account, en krijgen terug of er betaald is. Wij zien of bewaren jouw betaalgegevens dus nooit.

Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten. Mollie en Stripe verwerken betaalgegevens daarnaast als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder hun eigen privacybeleid.

Zonder jouw toestemming plaatsen wij alleen een functionele cookie: de inlogsessie van het klantportaal (Supabase), en die krijg je pas zodra je inlogt. In welke taal je de site ziet leiden wij af uit het adres van de pagina (/en/ voor Engels) — daar staat geen cookie voor.

Daarnaast bewaart de site een paar voorkeuren lokaal in je browser (localStorage): jouw keuze in de cookie-banner, weggeklikte meldingen en weergave-instellingen van het portaal. Die blijven op je eigen apparaat en gaan niet naar ons of naar derden.

De cookieloze bezoekersstatistieken (Vercel Analytics en Speed Insights) plaatsen geen cookies, en Sentry ook niet. Alleen PostHog zet een cookie, en pas nadat jij via de banner toestemming geeft.

Je kunt je toestemming altijd intrekken door de cookies en de lokaal opgeslagen gegevens voor deze site in je browser te wissen; daarna verschijnt de banner opnieuw.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar tegen verwerking van jouw gegevens. Mail info@upgradedsystems.nl — wij reageren binnen 30 dagen. Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina; bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.